Organizza al meglio una fiera

Perché dovresti partecipare a una fiera?

Facendo un rapido sondaggio tra aziende e professionisti che conosco, ottengo di solito risposte molto discordanti: da una parte c'è chi è entusiasta e afferma che le fiere sono una fonte di visibilità, contatti e aperture di possibili business; dall'altra chi vede in tutto questo solo una colossale perdita di tempo.

Qual è la verità? A volte il problema del fallimento di una fiera è legato a una scarsa organizzazione e progettazione degli aspetti chiave che singolarmente potrebbero essere poco significativi, ma presi tutti insieme, contribuiscono al successo dell'evento.

Questo dietro le quinte nasce proprio con l'obiettivo di aiutare chi fa fiere a farle in modo efficace e vicente.

Se hai bisogno di una serie di indicazioni operative e dei passi da fare nei mesi che precedono la tua partecipazione a una fiera, questa guida è il contenuto adatto a te.

Cosa fare almeno 3 mesi prima della fiera

Cose concrete

Se hai deciso di partecipare a una fiera in presenza, una delle prime scelte da fare è legata alla dimensione dello stand, la sua posizione, chi ci sarà vicino e, fondamentale, come allestirlo: non sempre avrai già in questo momento tutte le informazioni, ma inizia a pensarci e a chiedere più informazioni possibili tra cui l'affluenza prevista di persone, se l'ingresso è gratuito o a pagamento.

Molte fiere offrono anche spazi collettivi e aree che aggregano insieme tante aziende che offrono servizi complementari: di solito hanno un investimento più ridotto, ma soprattutto c'è sempre una persona della fiera a presidiare lo spazio e non devi preoccuparti di lasciare lo stand incustodito.

È la prima volta che partecipi a questa fiera? Conosci espositori che ci sono già stati? Fissa una call, chiedi una consulenza e fatti aiutare al meglio.

Cerca di capire già in questa fase come allestire lo stand, cosa c'è nel kit base preallestito e cosa puoi aggiungere tra vele, rollup, monitor e altri strumenti di supporto.

Vuoi portare delle brochure e realizzare dei video da far girare a ciclo continuo durante la fiera? Bene questo è il momento giusto per pensare ai contenuti da realizzare e trovare il partner giusto a cui affidarti.

Contenuti utili

Io partecipo alle fiere con uno stand dal lontano 2010 e se c'è un elemento chiave che ha sempre decretato il successo della nostra presenza, è stata la scelta di avere almeno un evento inserito nel programma ufficiale della manifestazione. Questi appuntamenti che di solito durano poco meno di un'ora rappresentano l'elemento chiave del successo della vostra manifestazione. Ne sono così convinto che, se non mi viene dato almeno uno spazio per un mio intervento, io a quella manifestazione non partecipo con lo stand.

Per capirci, se fai eventi al tuo stand senza essere sul programma ufficiale è inutile, verranno quattro gatti e perderai solo tempo.

Non sottovalutare il giorno e l'ora in cui avrai il tuo momento di evento pubblico: assicurati che non ci siano altri eventi chiave o istituzionali alla stessa ora o rischierai di avere nonostante tutti i tuoi sforzi la sala vuota.

Evita anche gli orari troppo vicini all'orario di apertura della manifestazione, soprattutto in questo periodo di controlli estesi con il greenpass, si possono formare code lunghe all'ingresso che potrebbero vanificare in tutto o in parte il successo del tuo evento.

Area digital

Che tipo di copertura dovrai offrire al tuo evento su web e social?

Tra gli elementi che dovresti considerare per informare i tuoi clienti e fornitori c'è ad esempio la newsletter.

La newsletter, questa sconosciuta e apparentemente strumento morto e desueto, in realtà ha ancora un grande potenziale. Per aumentare l'efficacia ti consiglio di preparare il terreno alla tua comunicazione più importante, la partecipazione alla fiera, con una serie di messaggi nelle settimane precedenti con contenuti utili e interessanti per il tuo pubblico.

Oltre alla newsletter, dovresti prevedere una serie di contenuti che parlino della tua partecipazione alla fiera sui diversi social: ma attenzione, scegli questa operazione SE e solo SE hai già dei canali attivi e che curi già con almeno uno o due contenuti a settimana. Altrimenti, o hai intenzione di investire in promozione e pubblicità a pagamento per sponsorizzare il tuo contenuto o non lo vedrà nessuno.

Definisci delle metriche di successo

Inizia a chiederti come misurerai il successo del tuo evento: datti degli obiettivi e prova a raggiungerli. Se è il primo anno potresti non avere grandi termini di paragone, ma non per questo dovresti evitare di stabilire dei numeri da raggiungere.

Tra i più facili indicatori potrebbero esserci il numero di "biglietti da visita" raccolti alla fine dell'evento (riflessione per te che stai leggendo: e dopo la fiera, cosa ci fai con questi biglietti da visita a manifestazione conclusa? Ci è capitato di seguire dei clienti che, quando ci hanno mostrato il "kit fiera", hanno scoperto in una busta di plastica tutti i contatti dell'anno prima che nessuno era riuscito a trovare).

Una metrica già più interessante è iniziare a pesare la qualità di quel contatto in base al ruolo che la persona riveste in azienda, al reparto a cui appartiene o alla dimensione in termini di fatturato e opportunità di business.

Metriche più evolute presuppongono di tenere traccia dell'evoluzione di quel contatto che potremmo a tutti gli effetti considerare un vero e proprio lead e capire come si evolve da semplice contatto fino allo step finale di ordine concluso con successo.

Cosa fare 1 mese prima della fiera

Area digital

Realizza una landing page per raccogliere i contatti dei partecipanti alla fiera, è molto sottovalutata ma è efficace e se la combini con un QRCODE in grado di affiancare la classica raccolta di informazioni tramite compilazione di un A4 cartaceo, con una soluzione più evoluta.

Cose concrete

Tutte le persone della tua azienda che saranno presenti in fiera hanno i loro biglietti da visita?

I biglietti da visita sono tutti uguali? Se li devi rifare aggiungi sul biglietto da visita anche il QRCODE che rimanda al tuo sito.

Sono pronte le brochure che raccontano i punti di forza della tua azienda?

Hai ordinato vele e rollup, piuttosto che pannelli in forex per dare colore e identità al tuo stand?

Ti sei assicurato che il tuo stand abbia uno sgabuzzino o un angolo guardaroba o vuoi che le persone vedano l'inevitabile disordine in uno degli angoli?

Caffè, acqua, biscotti secchi, salatini, patatine e così via potrebbero essere una buona occasione per accogliere al meglio le persone che visitano il tuo stand.

Contenuti utili

Hai già pensato al titolo del tuo evento?

E hai già in mente una bozza di contenuto della tua presentazione?

Dimenticati un evento in fiera promozionale, non funziona e non serve a nulla, nemmeno all'ego dell'imprenditore che si troverebbe a lodarsi di fronte a una sala vuota.

Focalizzati su donare contenuti utili e preziosi ai partecipanti alla tua presentazione: chiediti "cosa posso dare loro di interessante?".

E prova a rispondere con dati e ricerche di settore a cui loro non accedono, trend, evoluzioni e scenari per far capire la visione e l'approccio della tua azienda, spunti di riflessione, pillole di aggiornamento e così via.

Aggiungi una slide finale in cui i partecipanti quando inquadrano il QRCODE potranno ricevere le slide (e già che ci sei invitali a iscriversi alla tua newsletter).

Ricordati di mettere una slide dedicata al QRCODE e fallo bello grande perché le persone devono riuscire a inquadralo anche dal fondo della sala. Se hai dei dubbi, il primo giorno di fiera, fai subito una prova con le tue slide mettendoti nell'ultima fila.

Cosa fare nei giorni di fiera

Le tue vele e rollup si vedono bene?

Sei riuscito a dare identità al tuo stand o al tuo spazio?

Allora scatta delle foto, meglio se facendoti seguire da un fotografo professionista che è in grado di valorizzare al meglio i punti forti del tuo stand.

Non hai abbastanza budget? Parti pure con degli scatti fatti con la tua macchina fotografica o direttamente con lo smartphone.

Raccogli tutto il materiale, scatta foto e video quando lo stand è pieno di persone.

Invitali a lasciarti i dati e soprattutto dagli un motivo per farlo: cosa ottengono in cambio?

Un gadget, mezz'ora di consulenza gratuita, del materiale esclusivo?

Se nel tuo stand c'è tanta gente, ottimo! Datti da fare e dialoga con tutte le persone.

Se nel tuo stand c'è il deserto, guardati intorno e cerca di capire quali sono gli stand che funzionano meglio e perché, sono tutte informazioni utili per impostare meglio la tua presenza alla fiera successiva.

Le fiere sono anche un'ottima occasione per fare rete e conoscere altre realtà partner: approfitta dei momenti tranquilli per stringere accordi e gettare le basi per potenziali sinergie.

Cosa fare a fiera conclusa

Fai tesoro di tutto quello che hai imparato prima, durante e dopo la fiera e compila un documento come questo, ti servirà per migliorare di volta in volta.

Racconta nelle settimane successive su blog, social, video e podcast (a seconda degli strumenti che hai a disposizione) come è andata la fiera, parla dei tuoi eventi, delle persone conosciute, delle aziende scoperte e di tutto quello che possa far parlare di voi in modo positivo e costruttivo.

Se ti hanno dato l'autorizzazione, aggiungi le persone che ti hanno lasciato i loro nominativi alla tua mailing list e mandagli una prima mail di benvenuto.

La soluzione chiavi in mano

Pensi che sia difficile gestire da solo tutto questo, insieme al lavoro quotidiano e allo sviluppo e crescita dell'azienda che già assorbe buona parte del tuo tempo?

Noi partecipiamo come espositori, sponsor e area tecnica a diverse fiere ed eventi di settore e abbiamo tutta l'esperienza per aiutarti in ognuna di queste fasi.

Contattaci subito per una prima consulenza gratuita!

Altri spunti di riflessione

Se vuoi inserire la fiera in un ragionamento più ampio ti consiglio di ascoltare le puntate 538 e 539 del podcast di Paolo Pugni "Vendere valore" che rispondono alla domanda "Ma che ci vai a fare in fiera", due puntate godibilissime per capire la complessità da una parte e la semplicità dall'altra del mondo delle fiere.

Ultimo aggiornamento articolo: 4 aprile 2022.