Crea un evento online di successo

Come si crea un evento online di successo?

In questo articolo ti racconto la nostra esperienza diretta nell'organizzazione di eventi online che funzionano.

Durante la pandemia il nostro miglior risultato è stato il lavoro di progettazione legato all'evento di Bookcity "Promuovere e raccontare i libri" che ha raccolto questo numeri: 1.228 persone iscritte, una community sul gruppo Facebook di 749 iscritti costruita in meno di 72 ore e 213 commenti durante la diretta online dell’evento.

L'ultimo nostro evento online di successo è stato il 15 marzo 2022 in occasione del World Speech Day, nel quale abbiamo organizzato la serata "L'eroe dei 2 mondi" dove abbiamo raccolto 143 iscrizioni e 321 interazioni in chat tra i partecipanti.

Ma come abbiamo fatto? Te lo spiego subito.

Cosa fare tre mesi prima dell'evento

Parti con l'organizzazione del tuo evento online almeno tre mesi prima, potresti farcela anche con due mesi, ma i tempi rischiano di essere molto compressi.

Per organizzare il tuo evento online, ci sono diversi elementi da prendere in considerazione, ti elenco i principali:

• Definisci il tema e la traccia dell'evento.
• Scegli la piattaforma per la diretta.
• Scegli dove raccogliere le iscrizioni per partecipare all'evento.
• Sarà un evento gratuito o a pagamento? Ci sono piattaforme più adatte per uno scopo o per l'altro.
• Chiediti anche quali informazioni chiedere agli utenti nel processo di iscrizione all'evento; oltre a nome, cognome, email e se vuoi cellulare, ti consiglio anche un menù a tendina in cui chiedi come hanno saputo del tuo evento.
• Se l'evento prevede altri ospiti, è importante iniziare a contattarli per sondare il loro interesse, la loro disponibilità e se chiedono un compenso per la loro partecipazione.
• Se gli ospiti confermano, chiedi loro una foto in alta risoluzione, una breve biografia, il titolo e l'abstract del loro intervento, il link al loro sito web (se vuoi), il loro numero di cellulare (se non lo hai già).
• È un evento che un'azienda sarebbe disposta a sponsorizzare?
• Chi nella tua rete di contatti potrebbe aiutarti a far sì che l'evento sia ancora più un successo?
• Fai un inventario delle grafiche e dei contenuti che devi preparare, sia come materiali a supporto della tua promozione, sia per eventuali sfondi, sigle, transizioni tra un ospite e l'altro.
• Valuta se creare per l'occasione una digital bag, un archivio di contenuti per ogni partecipante offerti da eventuali partner, relatori o sponsor dell'evento.
• Se al tuo evento ci sono altri relatori, coinvolgili nella promozione, crea un media kit specifico per ognuno di loro, con il titolo del loro intervento.
• Pianifica la realizzazione di una landing page (o volendo anche un mini sito) per l'evento, dove far atterrare tutta la tua comunicazione e quella degli eventuali altri relatori.
• Valuta se nella landing page prevedere anche una sezione domande frequenti.

Cosa fare un mese prima dell'evento

Un mese prima che il tuo evento online inizi, puoi iniziare a promuoverlo online.

Tra i diversi canali che ti consiglio di utilizzare, ti propongo quelli che per noi hanno funzionato meglio:

• Stabilisci un indirizzo email di riferimento per l'evento, può anche essere un alias: tutte le comunicazioni verso gli iscritti dovranno partire da questo indirizzo, così se loro avranno bisogno di chiarimenti o informazioni, sapranno dove scrivere senza alcun dubbio.
• Pubblica una landing page per l'evento dove far atterrare tutta la tua comunicazione e quella degli eventuali altri relatori.
• Progetta una comunicazione sui canali social più adatti a raccontare il tuo contenuto.
• Pianifica una promozione online a pagamento sui canali social.
• Prepara post e articoli su altri blog e siti che rimandano al tuo evento.
• Pianifica le sequenze messaggi via mail per i partecipanti.
• Se al tuo evento ci sono altri relatori, manda loro il materiale e chiedi loro di iniziare con la promozione sui propri social.

Pianifica le sequenze messaggi

Queste sono le mail che ti consiglio subito di pianificare, anche perché così siamo sicuri che non te ne dimentichi, le ho divise per ordine temporale:

Quando gli utenti si iscrivono:

• manda un messaggio di conferma, in cui
  • li avvisi che il link arriverà loro il giorno prima dell'evento, così si tranquillizzano e non ti scrivono in preda al panico da "non ho ricevuto il link";
  • gli ricordi il link della landing page ricordando loro che lì ci saranno eventuali aggiornamenti e variazioni.

Il giorno prima dell'evento:

• manda una prima mail ai partecipanti con le informazioni sull'evento e il link dove poter accedere alla diretta;
• manda una mail ai relatori con il link per collegarsi e nel testo del messaggio, invitali ad arrivare almeno 15/20 minuti prima per fare i test finali di connessione e verifica audio/video.

Il giorno stesso dell'evento:

• Almeno due ore prima manda una mail ai partecipanti con le informazioni chiave dell'evento e, fondamentale, il link per poter accedere alla live (non dovrebbe essere un messaggio uguale a quello mandato il giorno prima);
• 10 minuti prima del tuo evento, manda una mail con un breve testo che informa che l'evento sta per iniziare e che possono accedere cliccando sul link che hai inserito nel messaggio;
• 30/40 minuti dopo l'inizio del tuo evento (dipende un po' dalla durata, diciamo dopo 1/3 del tempo), manda ancora una mail ai partecipanti, ricordando che anche se l'evento è iniziato possono ancora collegarsi (per questa dritta, ringraziamo l'amico Raffaele Gaito che la usa con successo da tempo nei suoi eventi).

Il giorno dopo l'evento:

• Manda una mail a tutti i partecipanti con:
  • il feedback form per avere un riscontro dell'evento;
  • il link per scaricare le presentazioni mostrate nell'evento;
  • eventualmente il link per rivedere la diretta;
  • altri contenuti aggiuntivi che vuoi dare loro, inclusa la digital bag se ne hai prevista una.

Cosa fare il giorno prima del tuo evento

Il giorno prima del tuo evento online è fondamentale fare un controllo finale per essere sicuri che non abbiamo trascurato nulla.

Noi ti consigliamo di agire così:

• Se non hai pianificato gli invii mail, manda una prima mail ai partecipanti con le informazioni sull'evento e il link dove poter accedere alla diretta.
• Se hai pianificato gli invii mail, controlla che sia tutto operativo e online.
• Raccomanda a tutti i relatori e collaboratori coinvolti di fare tutti gli aggiornamenti del sistema operativo o di altri programmi utilizzati, onde evitare riavvi strani o imprevisti durante la diretta.

Cosa fare il giorno stesso dell'evento

Il giorno stesso dell'evento NON c'è solo l'evento, ci sono una serie di dettagli fondamentali per far sì che tutto concorra al successo.

Tra le azioni chiave che dovresti fare:

• Verifica finale della la sequenza mail.
• Se c'è ancora qualche aggiornamento del sistema operativo da fare fallo almeno 3 ore prima della tua diretta.
• Prima dell'evento disattiva le notifiche sullo schermo di programmi tipo Whatsapp, Telegram, posta elettronica e calendari.
• Metti in pausa la sincronizzazione di file con soluzioni in cloud tipo Google Drive, One Drive, Dropbox etc.

Cosa fare durante l'evento

Il mio consiglio è di avere almeno una persona di supporto in regia, perché anche durante l'evento online ci sono tante attività da gestire che chi è sul palco e magari sta anche parlando non può di certo fare contemporaneamente.

Tra queste ci sono:

• Raccogliere le domande da parte del pubblico via chat.
• Scegliere le domande migliori da fare agli speaker sul palco.
• Rispondere alle email di partecipanti che nonostante tutti i nostri sforzi non hanno ricevuto la mail per accedere all'evento oppure non riescono a sentire bene.

Cosa fare dopo l'evento

Una volta che l'evento online è concluso, sei all'80% del tuo obiettivo, ma manca quel 20% che può fare la differenza.

Questi sono i passi chiave che anche noi abbiamo attivato:

• Se hai invitato altri relatori, ringraziali con una mail.
• Chiedi un feedback ai partecipanti tramite un breve sondaggio online.
• Seguendo un altro suggerimento sempre di Raffaele Gaito, potresti invitare le persone a darti un feedback in cambio del download del materiale presentato durante l'evento.
• Fai il punto della situazione con il team alla luce del sondaggio.
• Chiediti come puoi riutilizzare i contenuti dell'evento, ad esempio potresti trasformali in video da caricare sul tuo canale YouTube oppure potrebbero diventare contenuti per il tuo podcast, potresti anche trasformarli in articoli per il tuo blog.

Come si struttura una form di feedback?

Oltre alle solite informazioni di base del tipo "come hai conosciuto l'evento?" e a una valutazione sugli interventi, ti voglio mostrare alcune domande che noi troviamo particolarmente efficaci:

• Quanto è stato facile accedere all'evento? (Scala da 1 a 5)
• Come giudichi la durata dell'evento?
• Raccomanderesti questo evento ai tuoi amici? Sì, perché... No, perché...
• Hai qualche consiglio per noi?
• Vorresti ricevere un buono sconto del 20% per iscriverti a _____?

PS: se chiedi solo nel form finale di feedback come gli utenti hanno saputo del tuo evento, avrai un set di risposte limitate ai pochi, di norma meno del 50% dei partecipanti, che vorranno dedicarti ancora del tempo.

Stai pensando al tuo prossimo evento online?

Contattaci per far sì che sia un vero successo!

Copertina: Photo by Libby Penner on Unsplash